Assembleias

Em Assembleias, use o botão de criação e preencha o formulário Criar Assembleia:

• Título e Descrição (ambos obrigatórios).
• Tipo — Ordinária ou Extraordinária.
• Quórum (%) — 50 por omissão.
• Data e Hora (20:00 por omissão) e o Local.
• Mesa da assembleia (ata) — vem com um modelo sugerido que pode alterar, apagar ou preencher mais tarde.
• Publicação — por omissão fica em Rascunho (os membros não são avisados). Se escolher Agendar agora, a assembleia fica visível para os membros, mas ainda não recebem email. As convocatórias enviam-se depois no ecrã de gestão da ficha.

Depois de criada em rascunho, acrescente os pontos da ordem de trabalhos. Quando estiver pronto, use Agendar assembleia na ficha. Enquanto estiver em rascunho ou agendada, o botão Editar assembleia permite mudar data, local e a lista completa de pontos.

Com a assembleia agendada, clique em Enviar convocatórias. Abre-se a gestão: o botão Enviar emails coloca o envio em segundo plano (só por correio electrónico). Receberá uma notificação quando terminar; as frações em processamento não voltam à fila. A carta não é enviada pelo sistema — marque Carta na fração, descarregue o PDF, imprima e envie por correio. O n.º da carta registada só aparece nessas linhas. Pode fechar o ecrã sem cancelar o trabalho.

Os destinatários são os proprietários (incluindo co-proprietários) e o contacto principal da fração. Arrendatários não recebem convocatória. O email só nasce marcado para quem tem autorização registada (declaração em assembleia ou declaração assinada, com o mesmo endereço). Sem isso, a fração fica em envio manual (carta registada). Pode mesmo assim marcar email, mas o sistema pede confirmação: esse envio não substitui a carta. Cada email inclui um botão para o condómino confirmar a receção (art. 1432.º n.º 3); o administrador também pode marcar o recibo se a pessoa tiver respondido «recebido».

Agendar a assembleia é silencioso: os membros só são contactados quando envia a convocatória neste ecrã.

Na secção Convocatórias da ficha fica o resumo e o atalho para o mesmo ecrã, com:

• Descarregar convocatória (PDF) — o documento tal como foi enviado.
• A lista de frações com a data de envio do email.
• As cartas para as frações que não recebem por email: marque Carta, descarregue o PDF, imprima e envie por correio. O n.º da carta registada só aparece nessas linhas — é a prova de convocação exigida por lei.

No dia da reunião, clique em Iniciar: a assembleia passa a Em andamento e abre o trabalho sobre presenças, votações e ata.

Abra Registo de Presenças e, para cada fração, escolha um dos três estados:

• Presente — indique o Titular entre os membros registados na fração.
• Por procuração — escreva o nome completo do Mandatário (pode ser alguém de fora do condomínio). Se o condómino já enviou a procuração, aparece nessa linha: pode ver o documento e usá-lo no registo, ou carregar outro ficheiro (PDF, Word ou imagem).
• Ausente — o estado por omissão.

Os condóminos, na ficha da assembleia, descarregam a minuta de procuração, preenchem, assinam e devolvem o documento. Grave com Guardar Presenças. O cabeçalho da secção mostra o quórum atual. Só as frações presentes ou por procuração podem votar.

Em Pontos de ordem, expanda um ponto para trabalhar sobre ele: Editar dados do ponto altera título, descrição e tipo, e o ícone junto a Deliberações (ata) abre o texto que vai constar na ata.

Cada ponto pode ter a sua votação. Para assuntos que surjam durante a reunião e não estejam na ordem de trabalhos, use Novo Tópico na secção Outras votações.

Os condóminos com fração presente veem as Votações em curso na sua própria ficha da assembleia e podem votar a partir daí.

Se a assembleia incluir Aprovação de Contas, pode aprovar o exercício de um ano nessa secção. Atenção: os movimentos financeiros do ano aprovado ficam bloqueados para edição e eliminação, e só voltam a ser editáveis com Abrir para rectificação.

Use Gerar rascunho da ata para o sistema montar o documento com os dados já registados — presenças, votações e deliberações. A partir daí, o botão passa a Ver/Editar ata e pode afinar o texto.

O estado do rascunho aparece na barra de acções: Rascunho, Em revisão ou Aprovado.

Quando a reunião terminar, mude o estado para Concluída. Pode continuar a preparar a ata neste estado.

Enviar p/ revisão pede um prazo para revisão e notifica os condóminos com fração ativa no condomínio — não é necessário terem estado presentes. Cada um pode consultar a ata e registar a sua posição.

Enquanto a ata estiver em revisão tem à disposição:

• Ver revisões — os comentários e posições recebidos.
• Alterar prazo — muda a data sem reenviar emails.
• Reenviar notificações — avisa apenas quem ainda não recebeu, por exemplo condóminos registados depois da abertura da revisão.
• Retirar da revisão — devolve a ata a rascunho.

A ficha mostra ainda duas listas de controlo — quem ainda não recebeu e quem já recebeu a notificação, com data e se foi lida.

Com a assembleia concluída, use Aprovar e Gerar PDF (no menu Estado). A ata é publicada como documento do condomínio e fica acessível pelo botão PDF ata. Depois da aprovação, presenças, votações e rascunho ficam bloqueados.

Se detetar um erro, Em andamento (reabrir) volta a permitir a edição: o PDF anterior é marcado como ultrapassado e a reabertura fica registada no histórico da ata e na auditoria. Note que, depois de reabrir, a página Editar assembleia deixa de estar disponível — as correções fazem-se ponto a ponto na própria ficha.