Quotas

Se pretende gerar quotas com base no orçamento e permilagem, crie primeiro o orçamento desse ano em Finanças → Orçamentos. Sem orçamento aprovado para o ano, o assistente avisa e apresenta um atalho Criar Orçamento.

Se preferir indicar valores à mão, pode saltar este passo e usar o método Manual no passo 3.

Clique em Gerar Quotas. No passo 1 (Ano) indique o ano. No passo 2 (Tipo) escolha:

• Quotas Anuais — gera para o ano completo, no período que definir a seguir.
• Quotas Fundo de Reserva — contribuição separada para o fundo de reserva.
• Quotas Extras — permite escolher meses específicos (obras ou outros motivos).

Se as quotas anuais desse ano já existirem, o assistente indica-o e deixa apenas disponíveis os tipos extra e fundo de reserva.

No passo 3 (Configuração), os campos mudam conforme o tipo escolhido.

Quotas anuais e fundo de reserva — escolha o período em que o valor anual é dividido: Mensal (12 quotas), Bimensal (6), Trimestral (4), Semestral (2) ou Anual (1 quota). Depois escolha o método de geração:

• Com base no orçamento e permilagem — o sistema calcula a partir do orçamento do ano e da permilagem de cada fração.
• Manual — indica os valores. Com Aplicar permilagem ativo, introduz um valor total anual que é distribuído pelas permilagens; sem essa opção, introduz o valor anual de cada fração numa tabela.

Quotas extras — selecione os meses (há atalhos Todos e Limpar), escolha entre À permilagem ou Manual e, no modo manual, indique se o valor introduzido é anual (total a repartir pelos meses selecionados) ou mensal (valor de cada mês). Preencha o campo Motivo/Descrição — por exemplo «Obras no telhado» — porque esse texto aparece depois no mapa e nos detalhes da quota.

Confirme com Gerar Quotas. As quotas nascem no estado pendente, com data de vencimento própria.

Na lista de quotas, use o botão Registar Pagamento da linha (no telemóvel aparece como Pagar). O mesmo botão existe no fim da janela de Detalhes da Quota, que abre ao clicar numa célula do mapa.

Cada pagamento fica sempre ligado a um movimento financeiro. Comece por escolher:

• Criar novo movimento financeiro — indique a conta bancária ou de caixa a creditar.
• Associar a movimento existente — escolha primeiro o método (Transferência (banco) ou Dinheiro (caixa)) para filtrar os movimentos de entrada com saldo disponível para quotas.

Depois preencha Método de Pagamento, Valor do Pagamento (aceita vírgula decimal e não pode exceder o valor pendente), Data do Pagamento e, se quiser, Notas. A Referência é gerada automaticamente. Em Destinatário(s) do recibo pode manter o titular sugerido ou usar Emitir a outro destinatário.

São aceites pagamentos parciais: a quota fica em estado parcial até o valor pendente chegar a zero.

Os filtros permitem cruzar Ano, Mês, Status (Pendentes, Pagas, Em Atraso), Tipo (Normal, Fundo de Reserva, Extra) e Fração. O interruptor Incluir Dívidas acrescenta as dívidas históricas à listagem.

O Resumo logo abaixo mostra os totais de Total, Pagas, Pendentes, Parciais e Em Atraso para os filtros ativos.

Nos Detalhes da Quota encontra o desdobramento por quota mensal, fundo de reserva e extras, o histórico de pagamentos, o histórico de alterações (auditoria) e os recibos emitidos. Os administradores podem aí editar ou eliminar um pagamento — a quota é recalculada e a ação fica registada.

Quando recebe uma transferência que cobre várias quotas, use Liquidar Quotas no topo da página: são listados os movimentos de entrada com saldo ainda disponível para afetar a quotas.

Se a fração tiver saldo credor, os detalhes da quota mostram também Aplicar crédito às quotas, que usa esse saldo para abater o que está em falta.

Quando as contas estiverem actualizadas, Enviar avisos no topo da página dispara o resumo a cada condómino com quotas em falta. O detalhe não é automático.